Asamblea: Presencial, Semipresencial o Virtual?

por | Mar 1, 2022 | Para el Administrador

Al momento de elegir la modalidad para realizar la asamblea de copropietarios, surgen bastantes interrogantes tales como: Si se hace virtual ¿lograremos quórum teniendo en cuenta que hay una población importante de adultos mayores?; Si se hace semipresencial ¿Cómo lidera el presidente?; Y si los hacemos presencial ¿qué hacemos con los que llegan sin tapabocas?. Antes de iniciar, es importante considerar el contexto particular de su copropiedad, la cantidad de copropietarios, los espacios físicos (en metros cuadrados) de los que se disponen para efectuarla bajo techo, la población más vulnerable en caso de enfermedades respiratorias (adulto mayor), su proporción, la moderación, la cultura que caracteriza la copropiedad (conciliadora, colaboradora, incendiaria, inconforme, intransigente, etc.), la personalidad de las personas que históricamente lideran las asambleas como presidentes, las intenciones del consejo en la asamblea, la moderación, la cultura de bioseguridad en la copropiedad, etc. Adicionalmente, es importante saber que la pandemia trajo consigo un incremento significativo del uso de herramientas tecnológicas de conexión a todo nivel; las mamás tuvieron que aprender en el uso de herramientas para conectar a sus hijos a sus clases a distancia, los adultos mayores quienes para atender sus citas médicas tuvieron que hacerlo a través de plataformas de videollamada, y la mayoría de los empleados que tuvieron que prestar sus servicios a distancia. Como administrador debe recordar que conforme la Ley 675 de 2001 en su artículo 51, es el Administrador de la copropiedad como su Representante Legal quien convoca, no el consejo de administración y por tanto es el Administrador quien determina también la modalidad, además su conocimiento en las normas y el sector, le permite tener una mejor perspectiva y conocimiento del contexto anteriormente mencionado. A continuación encontrará un listado de ventajas y desventajas en cada una de las modalidades, el cual seguramente le será útil al momento de deteminar la modalidad de su preferencia.   Asambleas PresencialesVentajas:
          1. La identificación de quien participa se puede efectuar de manera visual.
          2. Es una oportunidad para que los vecinos se reconozcan y puedan saludarse.
          3. El colectivo puede ser contundente ante una injusticia.
          4. No requiere conocimiento en uso de herramientas ofimáticas.
          5. Basta gritar, para ser escuchado.
          6. Hay mayor oportunidad de construcción y ejecución del punto de proposiciones y varios.
          7. Se pueden tomar decisiones que requieren mayoría calificada (quórum del 70%).
          8. Hay mayor enfoque en el tema que se está tratando.
          9. Cuando la cantidad de copropietarios es baja, puede ser más económica que las demás opciones cuando no se ofrecen refrigerios.
Desventajas:
          1. La verificación del quórum y la votación conforme coeficientes (Sentencia C522/2002) es inviable en copropiedades numerosas sin el uso de dispositivos electrónicos.
          2. El riesgo de contagios, acompañado de: la poca cultura por el autocuidado y el cuidado por los demás es alto, dejando aún más vulnerables a los adultos mayores. Recordemos que el SarsCov 2 es un virus que muta a través del tiempo. Su fortaleza, síntomas, secuelas y consecuencias sólo son conocidas con el estudio prolongado de cada cepa. Toda vez que haya algún tipo de refrigerio este riesgo incrementará.
          3. En copropiedades numerosas difícilmente se cuenta con el espacio requerido para mantener el distanciamiento social reglamentado.
          4. El control sobre la sesión es bajo; fácilmente lo pueden asumir copropietarios o pequeños colectivos incendiarios e inconformes.
          5. Sin adecuada moderación puede resultar en una sesión de quejas particulares.
          6. El control en la entrada y salida de copropietarios se vuelve inviable.
          7. El monitoreo en el seguimiento de poderes es inviable y contra lo establecido en la norma (Sentencia C522/2002), más aún cuando se manejan dispositivos de votación donde copropietarios que abandonan le dejan el dispositivo a su vecino copropietario y las balanzas se empiezan a desequilibrar cuando aparecen copropietarios con 7 o 10 dispositivos para votar.
Asamblea Semipresencial o mixta Ventajas:
          1. Facilita y unifica la participación de quienes desean participar presencial y virtual.
          2. El espacio físico necesitado para realizarlas, es menor.
Desventajas:
          1. Su mayor desventaja es la falta de soporte normativo, la Ley 675/2001 en su capítulo X donde menciona los tipos de reuniones en ninguna parte ampara este tipo de reuniones, sólo contempla las presenciales y no presenciales (más conocidas como virtuales). Dada la carencia de este soporte normativo la toma de decisiones que requieren mayoría calificada entra en un vacío.
          2. El hecho de tener dos ambientes imposibilita un ejercicio eficaz por parte del presidente, ya que si este se encuentra virtualmente se le dificultará percatarse de lo sucedido presencialmente y viceversa. Estar atentos a quienes piden la palabra en dos ambientes no es tarea sencilla, y en muchas ocasiones la falta de atención de alguno de los ambientes se puede interpretar como un ejercicio coercitivo.
          3. Para el copropietarios que se encuentra en modalidad virtual, les es imposible enterarse de cualquier participación extra micrófonos en el ambiente presencial.
          4. Se presta para que se generen microasambleas por separado en caso de inconformidades.
          5. Tiene las desventajas de ambas modalidades (presencial y no presencial).
          6. Es inviable determinar cuantos copropietarios participarán de manera presencial y cuantos de manera virtual, lo que dificulta dimensionar los recursos a utilizar (espacio físico, refrigerios, dispositivos de votación, sillas, etc).
          7. Es la opción más costosa; no sólo por contener ambas modalidades sino porque es la que más riesgo representa de tener que repetirla dada su falta de soporte normativo, por lo que eventualmente ante una impugnación podrían verse avocados a tener que repetirla en alguna de las modalidades conocidas por la ley. El mayor costo también es proporcional al despliegue mayor de personal por parte del proveedor.
          8. Al manejar múltiples dispositivos (celulares, computadores, micrófonos, routers, pantallas, dispositivos de votación, aplicaciones, altoparlantes, filmadoras, etc.) es mayor el riesgo de interrupción de la asamblea por falla tecnológica.
          9. Al revisor fiscal le es muy difícil verificar el coeficiente en los registros para ambos ambientes.
Asamblea Virtual (No presencial) Ventajas:
            1. Acompañado de la moderación de un conocedor en propiedad horizontal facilitado por el proveedor del servicio, el orden y control de la sesión es mayor que en las otras modalidades.
            2. Mayor democracia y por ende mayor participación, siempre y cuando le faciliten el moderador mencionado en el punto anterior.
            3. Al ser más eficaces duran menos tiempo.
            4. Costos razonables.
            5. Dependiendo del proveedor es posible gestionar de manera electrónica y verificable en línea la asignación de poderes/coeficientes tanto en quórum como en votaciones.
            6.  Dependiendo del proveedor y su desarrollo tecnológico, puede tener seguridad en el cumplimiento de la Sentencia C522/2002 (verificación del quórum y la votación conforme coeficientes). Mucha atención en este punto, consulte con su proveedor primero y exija garantías. La gran mayoría de proveedores de este servicio no están en capacidad de hacerlo.
            7. Se elimina el riesgo por contagios y por ende disminuye la carga administrativa en el seguimiento de los protocolos de bioseguridad.
            8. No requiere espacio físico. Cada actor puede estar ubicado en su lugar de residencia u oficina.
            9. Mayor participación por parte del copropietario, al tener éste mayor comodidad y movilidad en su participación.
            10. Facilidad en la exposición de material audiovosual. Es más práctico y visible para el usuario cuando éste tiene el material en su dispositivo (celular, computador o tablet), en vez de depender de un videobeam, un micrófono y un altoparlante.
            11. Es visible y se puede llevar el orden de quien pide primero la palabra.
            12. Compartir archivos es mucho más sencillo y hay respaldo, ya que en caso de que no los tenga el administrador, los puede proyectar el proveedor del servicio.
            13. De fácil verificación por parte de la revisoría fiscal.
Desventajas
              1. No se pueden tomar decisiones que requieran mayoría calificada (quórum 70%). Parágrafo primero del Art. 46 de La Ley 675/2001. Cabe resaltar que entre tales decisiones destacan las más importantes y también poco comunes: cuotas extraordinarias que superen 4 veces la cuota ordinaria, reforma al reglamento y cambios a la destinación/uso de bienes comunes.
              2. Requiere que el copropietario tenga un conocimiento mínimo de herramientas ofimáticas.
              3. El mismo nivel de orden, lo convierte en un evento que en ocasiones puede ser frío.
Conclusión: Evalúe el tamaño de su copropiedad, muy seguramente si tiene menos de 60 copropietarios, un espacio físico lo suficientemente amplio para conservar el distanciamiento requerido, y una buena cultura en sus copropietarios (de respeto y autocuidado), muy seguramente la opción presencial puede ser lo mejor para usted. Si no cuenta con todos estos aspectos o simplemente desea evitar contagios, o desea mayor control y eficacia de su asamblea la recomendación es efectuarla virtual, siempre y cuando el proveedor esté en condiciones de facilitarle moderación por parte de una persona experimentada en propiedad horizontal. Una asamblea de copropietarios tiene una normativa y momentos álgidos que el moderador debe conocer para apoyar al presidente en su ejercicio, y evitar que su servicio se limite simplemente a reunir personas en un espacio virtual. Para finalizar, dados los argumentos enunciados no recomendamos la asamblea mixta ya que expone a la copropiedad a impugnaciones. En Facilita PH, sabemos cómo hacerlo.