Habeas Data

Errores comúnmente cometidos por la Administración en la implementación del Régimen de Protección de datos personales

1. Omitir la lectura de la norma: no es extensa y le permite al lector entender que la gestión a realizar involucra al menos la profesión de un auditor y un abogado.
2. Enviar correos electrónicos sin autorización: del copropietario para hacerlo. No importa si es una cuenta de cobro, no puede hacerlo sin autorización.
3. Contratar proveedores de Asambleas Virtuales: que desconocen la norma y no han implementado medidas para cubrir este aspecto. En las asambleas se capta la imagen de los copropietarios, lo cual consolida un dato sensible.
4. Escoger siempre el servicio más barato: lo barato, sale caro! Entendemos que por la naturaleza propia de su profesión, los administradores de propiedad horizontal son muy buenos generalistas,pero no son especialistas en todas y cada una de las áreas a cubrir en la gestión de una copropiedad, ya que para eso deberían ser al mismo tiempo: ingenieros civiles, abogados, contadores, especialistas en SGSST, ingenieros mecánicos (ascensores), etc. Es por esta razón que a veces la selección de los proveedores en un servicio específico puede ser incorrecta, más aún cuando por presión de los consejeros, muchas veces se inclina por la más barata.
5. Aceptar un servicio inadecuado: normalmente enfocado a enviar desde la distancia una serie de entregables para imprimir, lo cual es incorrecto. En la debida implementación del régimen mencionado, la copropiedad debe ser visitada, el administrador debe ser entrevistado con cuestionario de control interno en mano y los dispositivos de captura de datos personales deben ser estudiados, entre otros.
6. Omitir la debida entrega de la gestión: en el momento de empalmes entre administradores, cuando se presenta el reemplazo de alguno. En ocasiones se puede hacer una buena gestión, pero que se pierde al no orientar al administrador entrante respecto a la ubicación y modo de utilización de los entregables.
7. Implementar consentimientos informados generales: los cuales se limitan a recoger los datos personales junto con un texto que menciona que el titular (copropietario) autoriza el uso de sus datos personales para todos los fines requeridos en el objeto social de la copropiedad. No hay nada más equivocado, ya que esto deja de lado la segregación de finalidades requerida por la SIC.
8. Desconocer el alcance de todos los funcionarios: que trabajan para la copropiedad en relación al tratamiento de los datos personales de los copropietarios. Incluso el consejo de Administración efectúa tratamiento de datos personales, cuidado con esto.
9. Creer que la gestión a realizar sólo consiste en la tenencia de entregables: lo cual desconoce el alcance de la norma en el aspecto administrativo, técnico y legal.
10. Olvidar el nombramiento formal del responsable: al interior de sus conjuntos, lo cual debe hacerse formalmente.
11. No contestar requerimientos de copropietarios: en relación a habeas data, es de lo más delicado y preámbulo habitual de una sanción.